必要な能力

交渉役

仕事の調整役

総務の仕事をしていくときに、最も必要なのはコミュニケーション能力です。
コミュニケーション能力は総務に限らずどの業務でも求められることではありますが、特に総務という仕事においては毎日の仕事で接する人の数が多く、その調整役としての役割が高くなるため、相手の要望をきちんと聞き出し、そのとおりにきちんと実行をするという真面目さが大切になってきます。
総務の仕事は企業内においては人事の仕事と重なる部分も多く、例えば社内の備品が不足しているかどうかといったことと併せて、その部署内で働いている人たちの就業環境は適切であるかや、社内規則がきちんと守られているかどうかも同時にチェックをしていったりします。

書類管理や計算の緻密さが不可欠

また、総務の仕事でもう一つ大切なのが几帳面に与えられた業務をこなすという正確さです。
例えば各部から上がってくる備品購入の要望に対して、期日をルーズに扱ってしまい必要な期日までに品物が届かないといったことが頻繁に起こったらどうでしょうか。
そのために業務が遂行できなくなったり、各部の仕事の進行を大きく遅らせてしまうことになってしまうでしょう。
コミュニケーション能力といってもその時々によい返事をするというのではなく、言われたことを確実に実行するという信頼感が伴ったものでなければいけません。
企業によっては総務の仕事が経理の仕事を兼任することもあるので、その場合にはより一層領収書などの書類の管理や数字の計算には緻密さが求められていきます。

根切り交渉から見積もり比較まで……

総務部は社内の管理を行うことがメイン業務ですが、場合によっては外部の取引先との交渉力が必要になることもあります。
例えば備品の購入の場面ですが、同じ文具用品などでも継続的に購入するとなると年間でかなり多くの金額が必要になります。
最近では総務の人員がわざわざ外のお店に出かけて行って購入するということはあまりなく、ネットやカタログなどで通販をすることが多いようですが、それでもただ漫然と注文をするのではなく、どのような方法にすれば最も早く、余計な費用をかけることなくそれらを調達することができるかを考えていかなければいけません。
ましてや、デスクやパソコンなど高額の備品を複数発注するような場合には、先方との値切り交渉や相見積もりによる比較といったことも担当したりします。

言われたことを確実にこなすことができるという誠実性と、同時に毎日の業務をルーチン化させずに改善を目指して考えていけるような自主性が総務という仕事には必要になっています。