経費削減は総務部の大きな目標

企業では、前期や後期、または年間において各部署で目標を設定し、それを達成するべく業務に励むというスタンスをとっているところが多いです。
総務の場合業務内容が多岐に渡るため、目標設定が難しい印象がありますが、各企業の総務が目標を設定する際には、さまざまな面での経費削減を打ち出しています。

経費削減にはいろいろなものがありますが、難しいものとしては「人件費の削減」があります。
人件費の削減は日本経済の不景気が定着してしまってから多くの企業で意識しており、まずは残業を減らして残業代を削減するというところから始めているところが多いようです。
数年前に「派遣切り」として、派遣社員の雇用を減らす企業が増えたことがありましたが、派遣社員の雇用を減らすと結局人員不足となり、社員の残業が増えて、全体的な人件費の削減につながらなくなってしまう場合があります。
経費削減の中でも、人件費についてはもっとも慎重に行わなければならない項目です。

総務部でもっとも多く目標にしている経費削減項目は、「備品費用の削減」ではないでしょうか。
総務では全社の備品を一括管理している企業が少なくないため、備品関連の経費は総務ですべて把握しています。
備品の経費を削減するには、必要以上に在庫を抱えないこと、無駄をなくすことなどがすぐに取り掛かれる対応方法です。
メモ帳の購入をやめてミスプリントの裏紙を使うといったことも、多くの企業で励行されていますね。

業務効率化を目標とする企業も

そのほか、企業の総務部が目標設定するにあたり取り上げるのが、「業務効率化」です。
全社の社員がよりスムーズに、かつスピーディーに業務を遂行できるよう、システムを構築、運用するなどの計画を立て、実行しています。

グループウェアの導入はそのひとつで、全社のグループウェアを作り、周知事項をすべてグループウェアから行うようにすると、何通もメールを送る必要がなくなり、業務がはるかにシンプルになります。
最近はクラウドの普及により、グループウェアがかなり安価で導入できるようになったことと、社外に出ることの多い営業職の社員もスマートフォンやタブレットからグループウェアにアクセスすることができるようになったので、より活用性が出てきました。

書類管理システムの導入も、業務効率化に大きく役立っています。
これまで書類を紙で管理していた企業は、必要な書類を探す手間と時間がかかったり、紛失してしまう危険性があるなどあまり効率的ではありませんでしたが、データ化して書類管理システムに格納することで、全社の社員が一括で書類を管理することが可能となります。

総務部ではこうした目標設定を行っている企業が多いようです。
現在総務部で目標設定に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。