たくさんの書類を取り扱う

総務や人事の仕事は、その業務を遂行する上で非常にたくさんの書類を取り扱うことになります。
総務部門においてはまず事務職として企業活動に使われた経費を示す領収書、経理職では仕入れや販売によって生じる発注書や納品書などがあり、人事部門においては従業員一人ずつの勤怠管理にかかわる書類や、給与明細や税金の計算のための書類が発生します。
これら膨大な書類をどのように管理していくかということが、間接部門における仕事の重要部分となります。
このような書類の管理は従来までであれば所定の書式による紙面ベースでの取り扱いとなってきましたが、ここ数年で急激に普及したITインフラのため、最近では紙として出力をすることなく画面上のみで作成や保存をするということも当たり前になってきました。

ですが、企業活動によって生じた書類はどのような種類のものであっても基本的には社外秘の内容として取り扱われることとなっており、雑な取り扱いをすることはできません。
紙面ベースから電子化された書類管理方法が一般的になっていくと、持ち出しのために大きな荷物が必要ではなくなるため、しっかりとしたセキュリティ対策が必要になってきます。
しかし一方で社内で取り交わされる書類にあまりにも厳しい制限を一元的にかけてしまうと、今度は逆に情報の共有という点で不自由さを感じるようになったりします。
文書の電子化をする際には、業務の効率化をしつつもセキュリティ対策ができるという二律背反的な問題を両立させる方法をとっていく必要があります。

書類管理における解決策

総務や人事の仕事で発生する膨大なファイルを管理する中で、「どこにファイルを置いたか分からなくなってしまう」等の文書管理・契約書管理における悩みの解決策として、その問題の解決にかなり有効なツールを提供してくれるソフトウェアもあります。
ソフト参考例：契約書管理システム「Ofigo契約書管理」

文書の電子化ツールでは、操作の際に難しい操作などが必要なこともなく、ドラッグ・アンド・ドロップといったパソコンを一般的に使用出来る程度のリテラシーでも十分に使いこなすことができます。
企業活動における文書の電子化には、価格面ばかりでなくセキュリティや利便性といった総合的にしっかりと継続して使用できるツールであるかどうかということまでをよく考えて導入するようにしたいところです。

しっかりと対策がされた文書の電子化が行われると、紙ベースでは到底できることがなかったようなPC遠隔操作ツールやグループウェアといった使用方法をとることもできます。