サポート業務
総務とは、社員の働く環境を整え、業務をサポートする仕事です。
総務のことを「事務職」と呼ぶこともありますが、その仕事内容は非常に幅広く、簡単に内容をまとめることはできません。
また、その企業の規模や人員の配置によっても採用される人の仕事内容は異なってきます。
一般的に総務職として募集をされる場合の仕事内容としては、まず社内で使用する備品や雑貨品の手配や管理です。
オフィス内で仕事をするときには、文房具や日用品といった消耗品がどうしても必要になります。
ボールペンや消しゴムといった安価なもの以外にも、破損などによって購入が必要となるチェアやデスクといったものについても、社内での稟議書を通した後に手配をしたりします。
経理と連携して管理する
個人個人で勝手に購入をしてしまうとどうしても誰がどのくらいの消耗品を必要としているかがわからなくなるので、経理の仕事との連携できちんと金額の管理をしていかなくてはいけません。
また、経理事務と兼任する場合には領収書を集めたり打ち込み作業を行うこともあります。
小規模の企業においては総務と経理を同じ人員が行う場合も多いのですが、どちらかといえば専門性の高い経理業務の場合には、募集の際には過去に経理として経験をしているかや簿記検定の資格をもっているかということが採用のときに問われます。
特に簿記などについての記載がない場合は、経理とは別部門での総務業務となります。
社内文書の管理
もう一つ総務の業務として一般的なこととして、社内で交わされる文書の管理といったものもあります。
企業活動においては保存をしておかなければいけない書類（権利書・契約書・月額の光熱費にかかる費用の領収書など）があります。
これらをバラバラの場所で管理していると必要なときに参照することができなくなってしまうため、どこかでまとめて保存などをしておかなければいけません。
そこで、適切に文書を管理するための仕事を総務で行う場合が多くなります。
総務の仕事の適正としては、他の多くの部署や来訪する取引先の顧客などと接する機会が多いことから、コミュニケーション能力が求められます。
電話受付を担当することもあるので、基本的な社会人としてのビジネススキルとマナーは最低限身につけておく必要があるでしょう。
また備品や文書を取り扱うという仕事をすることから、細やかな気遣いや大雑把な勘定ではなくきちんと数字を管理するという能力も大切です。
総務の仕事についてより個別具体的な内容は以下のリンクから説明していきます。
