具体的な仕事は4つ
具体的な総務の仕事について説明をしていきます。
総務の仕事として一般的に含まれていることを上げると、
- 備品・機器の購入
- 福利厚生制度の整備
- 建物管理
- 社内環境の整備
などがあります。
これに電話受付や接客、経理業務が含まれることもありますが、それらはその企業の内部の組織編成によってはあったりなかったりします。
募集時に「総務」とある場合に一般的に含まれるのは上記の業務であり、その他の項目は求人票の記載を参照してみてください。
参考：総務ってどんな仕事？
備品・機器の購入
それぞれ細かく見ていくと、まず①の備品・機器の購入は総務業務の最も頻度の高いものです。
オフィス内の企業活動においては、必ず定期的に購入をしなくてはいけない消耗品があります。
細かいものとしてはペンやインク、クリップといった文房具があり、他にも蛍光灯やティッシュ、お客様用のお茶なども日常的に誰かが数量を把握しつつ買い足しなどをしていかなくてはいけません。
他にも、人員の移動や経年劣化によってデスクやチェア、PCなどの高価な備品を扱うこともあります。
総務の仕事はこれらの必要な備品類について購入の要望を各部署から受付け、その内容に応じてできるだけ経費をかけないように正しく調達していきます。
福利厚生制度の整備
次の②福利厚生制度の整備ですが、これは社内で行われる行事や規則によって定められている利用可能な従業員のための制度の申し込みなどを受付ける役割をします。
最近は少なくなってきていますが、例年行われる社内旅行や忘年会や新年会などの社内イベントでの費用計算をしたりします。
また会社として購入や契約をしている福利厚生施設の利用希望者からの申し込みを受付けたり、日程の調整をしたりします。
建物管理
③の建物管理では、オフィスの敷地内においてその使用についての契約の管理をします。
オフィス敷地はほとんどの場合で賃料を支払っての契約となっていますが、そのときの賃貸契約について支払いや書類の管理などをしていきます。
オフィス部分の他にも、会社として契約している倉庫や車庫、駐車場などがある場合もその利用規約をきちんと管理して継続的に使用できるようにします。
社内環境の整備
最後の④社内環境の整備では、人事の仕事と若干重複する部分もありますが、社内の省エネを推進するためにクールビズやウォームビズのための方策を行ったり、残業時間などが適切に管理されているかどうかを監督したり記録したりする仕事を行います。
総務の仕事は大変に範囲の広いものですが、基本的には細やかに社内の整備や設備を業務に滞りなく管理していくということが大きな役割となります。
