そろそろ年末の準備へと歩み始める

年間を通して様々な業務がある企業の総務部門ですが、11月は年末に向けての準備を確認したりするなどの業務が出てきます。
実際の実行は12月に入ってからということも多いのですが、年末はその他のことも含めてバタバタする時期ですから、その下準備などを総務がおこなっておくべきです。
各セクションではその下準備をおこなうことができないため、総務が率先して取りまとめておきましょう。

12月に入ったら即座に関係部署に指示を出せるように総務内部で準備を整えてしまうことも大切です。
総務とは他部署が考えていない時期に先回りをして準備を整えます。

他部署が気づいたときには既に下準備が出来上がっているという状況を作り出すことがベストとも言えます。
スペシャリストとしての総務セクション業務を目指す場合にはこのようなことを考えておきましょう。
できる総務というものは、事前準備にこそかかっているとも言われているのです。

お歳暮の準備は済んでいるか

総務にとっての11月はお歳暮の準備をおこなう時期でもあります。
それぞれのセクションにおいて今年のお歳暮の送付先などを決めます。
そのリードをおこなうのが総務セクションの仕事だからです。

このリストを社内全体で作成することも大変な作業です。
送り先によってどのような品物を贈るのかなども含めて考えることになれば、事前に準備しておくべきといえます。

社内の各セクションに依頼をおこなうのはもちろんです。
その前段階として、どのデパート等に今年のお歳暮の発注をするのかといった実務的な部分の下準備を総務がおこなうことが大切になります。
このため11月の前半あたりにはこのような準備をおこない、中旬から後半にかけて各セクションに案内をだし、それぞれの送り先や品物などを取りまとめるようにしましょう。

また、金額に応じていくつかの品物を決めておく。
そして送り先によってランクをつけてもらい、同じ品物を各所に送り、品物を選ぶ手間を減らしてお歳暮の発注をスムーズにするという方法もありますので、検討してみましょう。

年賀状の検討は進んでいるか

総務は11月から新年に向けた準備もおこなわなければなりません。
会社にとってお正月の業務の中で重要なのが会社名義での年賀状の発送です。
どのような形で新年の挨拶をおこなうのかは企業ごとにルールが異なるとは思いますが、年賀状を例年送付している企業であれば11月には準備をおこないましょう。

デザインを決めて、それを社内で承認をとり、印刷会社などに依頼することになります。
その上で仕上がり、社内に配布するなどするわけですから、準備を12月に入ってからおこなうと間に合わない可能性も出てきますので早めに準備しましょう。