総務部の12月

年の瀬における新年度の準備

年の瀬を迎えた企業においては、その年のうちにやっておくべきいくつかの業務が発生します。
総務部においては社内行事を主に担当するため、忘年会や仕事納めといった区切りとなるイベントの手配をしていくことが仕事となってきます。

また年末には社内スタッフによる大掃除を行うようなところも多いため、そのための用具や日程の手配もしておかなくてはいけません。

その他取引先や官庁、取引のある銀行へあいさつ回りをするなども営業と連携した総務部の仕事となります。

12月の法定・労務・社会保険業務

12月中に行わなくてはならない法定業務としては、まず最も大きなものとして年末調整があります。
年末調整とは会社が従業員に対して支払う給与よりあらかじめ所得税や復興特別所得税として源泉徴収を行った分より、実際に計算をしなおした結果の差額を還付するという作業です。

年末調整ではその年に支払った従業員への給与額を計算するとともに、その時期に実施されている所得税などの計算をし直して差額を算出するという細かい作業なので、一人ずつ確認をしながら行うのはかなりの手間となってきます。
個人の家族状況やその他の所得条件によっては算出される額に変化が出たりもするので、事前に扶養などの状況を確認するとともに適切な計算方法をとっていきましょう。

年末年始のための管理業務

年末年始を控えた時期というのは何かと慌ただしく、細かい雑用もいろいろと発生してきます。
例えば正月休みとして実施される長期休暇について、早めに社内・社外に通知をするとともにそのための準備をしていきます。

特に年をまたいで行われる取引がある場合には、営業日で計算をすると相手の企業での営業カレンダーに従うことになるため、計算を個別に行っていく必要があります。

総務部においてはそうした事態に対応できるように取引がある企業のカレンダーを手に入れ、適切に管理保管をしておくようにします。

また年末の時期に発生する大きな雑用業務といえば、年賀状の発送があります。
年賀状は一年に一回取引のある顧客や企業に対して送付をするものですが、自社から送るだけでなく相手方から受け取ったものに対して返信をするということも必要になってきます。

昨年の発送リストを参考にするとともに、その年新たにできた取引先についてももれなく発送できるように綿密に管理をしていくようにしましょう。