新年に向けてのスタンバイを開始

総務部にとっての12月は会社が新年を迎えるための準備をおこなう時期です。
新年に向けて様々な準備を済ませてしまわないと、会社としての年末年始を平穏無事に迎えることができませんので、総務がこのような準備をおこなっておくようにしましょう。

他のセクションでも新年に向けての準備が頭をもたげるのですが、他のセクションは日々の業務に追われる時期でもあります。
考えてはいても実際に行動には移さないものです。
だからこそ、総務が年末に向けて社内的な準備を整えるリーダーになっておくべきです。
新年に向けて用意しなければならないアイテムなどもたくさんありますので、このようなアイテムの準備などをしっかりおこなっておきましょう。

来年のカレンダーなどのアイテムの準備

企業の多くが営業ツールや顧客サービスの一環として、カレンダーを作成しています。
この企業オリジナルのカレンダーは各家庭や取引先などに配布され、その後は一年間に渡って飾られるため、営業ツールとしては今も昔も強いアイテムです。

そのため、多くの企業において今の時代もオリジナルのカレンダーを作成します。
このカレンダーの制作などをリードするのが総務であり、12月に入ったら即座にその準備をおこなうべきです。

忘れがちなアイテムではありますが、かなり重要なツールにもなります。
また、デザインなどは社内のコンセンサスをとらないといけないので意外と準備に時間がかかります。
デザイン案などを業者サイドに提示してもらったり、壁掛けにするのか卓上にするのか。

さらにはどのようなパターンでどの程度の部数を作成するのか、そもそもどの企業に制作を依頼するのかなども決めなければなりません。
これらは上層部の意向だけではなく営業セクションの意向なども聞かなければならないためになかなか大変です。

さらに業者側で実際にカレンダーを印刷してもらう時間なども考慮しなければなりません。
営業マンが年内のうちに顧客に配布したいのであれば、スケジュールはそこから逆算していかなければいけません。
意外と大変な作業なので12月早々に準備をおこなうようにしましょう。

来年の年間スケジュールを確定させる

12月の総務の仕事のひとつが来年のスケジュールを確定させる行為です。
たとえば避難訓練や防災訓練などの訓練を例年おこなっているのであれば、来年はどのタイミングでそれをおこなうのか決めないといけません。
また、社内イベントなどがあるのであれば、そのスケジュールの決定も重要になります。

このようなイベントのスケジュールは総務セクションが率先しておこない、決済を得るべきですから、12月のうちにおこなっておきましょう。
また、可能であればカレンダーに公にするべきイベント事項は記載することも考えておきましょう。