新年度を迎えて事務作業も一新

総務部にとって4月は新たに行う業務が増える時期となっています。
というのも新卒で多くの社員が新たに入社をしてくるとともに、人事異動や配置換えなどによりそれまでとは事務作業が異なる部分が多く発生するためです。

3月には決算を行うことになっていますが、この内容を受けて経営者が新たに事業計画を作成したような場合にはそれに伴い総務の仕事における作成書類やチェック体制が変更になっていきます。

総務部は経営者の意向を反映し、その内容を社内的に徹底させたり広報したりというような業務も行うため、まずはしっかりとその内容を理解しておくことが必要になってきます。

また新入社員や新たな人員配置が行われることにより、社内の備品に過不足が発生することもあります。
既に2～3月の間にしっかりと準備はしてきてはいるとは思いますが、実際に業務を開始してみて初めて何らかの不足に気がつくということもあります。

そうした社内設備の調整役として、人員が落ち着くまで様子をしっかりと見ていくということも重要な仕事の1つです。

4月の法定・労務・社会保険業務

4月中にやっておくべき業務内容としては、まず固定資産税の第一期分の納付があります。
また業務で軽自動車を使用している場合には軽自動車税の納付をしなくてはいけません。

労務関連としては、労働者私傷病報告の提出や雇用保険料免除対象者のチェックといったことも行っていきます。

他にも3月期に作成した決算書類を元により詳細な決算書を作成していくこともあります。

また前項の内容とも関連しますが、人員は変更されるとそれに伴い就業規則の配布や閲覧のための方法も考えなおさなくてはいけなくなります。
就業規則は基本的に全ての従業員がいつでも閲覧ができる状態にしておかなくてはいけないため、そのための環境整備などをしていくことも必要です。

もし就業規則や社内規定に変更があった場合にはすみやかに文書の訂正をするとともに、必要に応じて各機関に変更申請をしていくようにしましょう。

人事部と連携した新入社員のケア

4月中の総務部としての最大の仕事となるのが、新入社員へのケアです。
総務部は企業によっては人事部と業務内容が重複していたり、同じ課内で取扱をするような体制がとられています。

新卒で入社をする社員については1年～半年前から採用のための活動をして、選りすぐりの人材を入れるようにはしているものですが、全ての新入社員が長く勤務を希望してくれるわけではありません。

入社をしたばかりの人員が社内体制や業務内容に大きな不満を持っていたり、何らかの悩みを持っているということならその意見を聞きつつどのような対応をしていくべきかを考える必要があります。

新入社員に対して基本的なビジネスマナーを教習したり、その企業における経営者の方針を理解してもらうための研修や合宿をする場合もその会場手配や司会進行などは総務・人事が連携しての仕事となります。