株主総会の準備がメイン行事

ほとんどの企業において、6月は株主総会という年に一度の大きな行事が行われる時期となっています。
上場企業においては株主総会は出資者と直接対話をするための非常に大きな行事として位置づけられているため、そのための準備はかなり入念に行わなくてはいけません。

中小企業や非上場企業においては大きな施設を借りきっての株主総会は行われませんが、それでも決算内容に基づく株主内での話し合いの場は持たなくてはいけません。

いずれにしても株主総会を開くためには書類の作成をしなくてはならないなど多くの業務が発生してきます。
前年度の業務方法を参考にしつつ、滞りなく業務を行っていくための工夫が総務部には求められてきます。
企業規模にもよりますが、中にはこの6月の株主総会のための準備が年間を通して最も忙しいものになっているところも見られています。

大規模な株主総会になると、株主に配布する資料の作成だけでなく会場内で経営者が説明をするための資料をパワーポイントなどで作成していかなくてはいけません。

総務部が担当する株主総会のための業務として挙げられることとしては他にも招集通知の作成、有価証券報告書の作成などがあります。
さらにより踏み込んだ作業をする場合には、総会中に想定される質問についての質疑応答書を作成したり、司会進行時の対応についてのまとめをスタッフに通知したりするというようなことも行われます。

会場を設営するということはもちろんとして、万が一のときに備えた連絡方法などがとれるようなスタッフ配置なども総務部の仕切りで行われることがよくあります。

6月の法定・労務・社会保険業務

6月中に行わなくてはならない法定業務としては、まず住民税の特別徴収税額を新年度に変更するための作業があります。
他にも住民税の納付について特例時期分の納付をしなくてはならないこととなっています。

あとは特に毎月の業務をしていれば特に6月までの納期で行わなくてはならないことはありません。

各種労働関連行事も多い月です

また6月は労働者のための各種啓蒙運動が多く行われる月でもあります。
毎年6月は「男女雇用機会均等月間」と定められており、さらに6月下旬の1週間が「男女共同参画週間」として行事が行われるようになっていたりします。

この週間中に何らかのイベントを社内で行わなくてはならないということではないのですが、最寄りの自治体や国などからポスターの配布を受けたりしますのでそれを社内に掲示するなどして意識を促していくということも総務部としての仕事になります。

男女雇用機会均の他、6月は「外国人労働者問題啓発月間」としても位置づけられています。
こちらもポスター掲示などで通知がされることになっているので、社内体制を見直すとともに意識の変革をするための運動に協力をしていきましょう。