総務部の3月 | 総務部・人事部向け業務効率化マニュアル

総務部とは

総務部の仕事とはその会社が運営していく様々な業務を行います。
いわゆる「なんでも屋」といわれるほど、その会社に必要なことで他の部署が行わないことは何でも行います。
ここではそんな総務の仕事について詳しく見ていきましょう。

3月は総務部にとってはそれほど忙しい行事のある月ではありません。
ですが経理課にとっては一年で最も忙しい時期になります。

普段は比較的のんびりとして定時に帰宅することも難しくない企業であっても、この3月期には経理のスタッフは連日残業をすることになるというようなこともよくあります。

総務部は大企業などでは経理とは完全に分離されていたりもしますが、中小企業などでは経理部と総務部がほとんど一体的に業務をしているということもよくあるので、そうしたときにはこの3月は通常業務に加えて決算業務をしていかなくてはならないという大変な時期となります。

企業によっては3月決算にしていないところもあるので一概に全ての企業で3月が忙しいというわけではありませんが、一般的にはどこもこの時期には経理課は忙しいと思っておいた方がよいでしょう。

総務部として独立した業務を行う場合であっても、取引先の企業が3月期決算であることにより予定していた回答が遅れてしまったりというようなことも考えられるので他社の状況などもあらかじめ知っておくことが必要にです。

3月中に行っておかなければいけない法令業務は特に大きなものはありません。
あえて言えば、20日までに固定資産課税台帳の縦覧が市町村自治区において開始されるとったことです。

前項でも述べましたが、むしろ決算期のための帳簿まとめやそのための書類作成が忙しくなるのでそちらの手伝いをする業務の方が多くなります。

また決算期ということもあり、そこから新期の事業計画や目標額の作成をしていくということも平行して行われます。
決算が出たものを参考に経営者が新年度の事業計画を立て、それを総務部が社内用の書類などとして作成するという流れも生じてきます。

事業計画が大きく変更されるようになると、それにともない組織の改変も行われることがよくあるため、そうしたときにも内容を受けての文書作成をすることになります。

3月の総務部はまさにサポートのための業務期間となるので、他の間接部門と連携をとりながら速やかに必要な書類をまとめることができるように協力体制をとっていきたいところですね。

1年の決算をするということは、言ってみればその年の成績表を作るということでもあります。
順調に成長を続けている企業であればよいのですが、場合によっては売上が右肩下がりになってしまっていたり、競合他社の出現などにより将来に不安要素を抱えているときもあるでしょう。

そうした場合に備え、新たに社内体制や企業戦略を立てていくのもこの3月期の仕事になります。
組織の改革案の他、人事評価の方法を変更したり、それまでの業務分担を見直すといったこともあるでしょう。

突然に変更を行おうとしてもなかなか連絡が全体に行き届かず、かえってミスや入れ違いが起こるということもあります。
そのため決算という大きなタイミングでしっかりと社内全体に伝達をしていくことで、新たな制度の導入がやりやすく社内意識の統一がはかりやすくなります。

ちなみに、3月は新入社員や転職者が増える時期でもあり、会社内の席替えやフロア移動なども多くなることもしばしばです。
これらを無計画に行っては、オフィスの見た目も悪くなるうえ、業務効率という面でも悪影響を及ぼします。

席替えやフロア移動の際は、現場の声を聞きつつ、部署ごとの命令系統などを考慮した配置にするようにしましょう。