GWの連休を控えての業務

5月といえばGWという大きな連休のある時期です。
GWは企業によってどのくらいの長さで連休とするかが異なりますが、その年のカレンダーによっては11連休など非常に長い期間が休みとなることもあります。

この連休は場合によってはお盆休みや正月休み以上の長さとなることもあります。
連休ともなると従業員の中には海外やかなりの遠方地域への旅行をするということもよくあります。

総務部としてはそうした旅行をする人たちの行き先を把握し、もし何らかのトラブルが合ったときに適切に対応できるように情報を把握しておくことが求められます。
連休中に社用の福利厚生施設を使用したいという人がいる場合には、すみやかにその申請書を受理し施設などの手配をしていくことが必要になります。

また自社だけでなく、他社におけるGWの休日状況をしっかりと把握し、急な業務が発生したような場合にどのような連携体制がとれるかというようなことも事前に確認をしておくべきでしょう。
GWが近づくと各企業より休みの連絡案内がハガキなどで回ってくるはずなので、それらをもれなく集めて参考できるように管理しておきましょう。

5月の法定・労務・社会保険業務

5月中に行う法定業務としては、まず労働保険料の申告書を受け取りその作成をしていくというものがあります。
これは個別事業所における業務ですが、たいだい例年5月末ころにまとめてそれぞれ役所より送付を受けることになっているので、その後7月の提出期限までに書類を作成して送付をしていくことになります。

また社会保険関連の業務として、被扶養者確認調書の送付も受け取ります。
こちらも同様に5月中に送付を受け取り、6月の提出期限に合わせて返送をすることになっています。

それと事業用に自動車を使用している場合には自動車税の納税期日が5月31日となっているので忘れないうちにそれらの納税をすませておくようにします。

夏を迎える前にやっておくべき業務

５月が過ぎると次に訪れるのは6月です。
6月からはいわゆる「夏季」として企業内の様子がまた異なった雰囲気になってきます。

ここのところの猛暑を受けてのクールビズや、夏のボーナスの準備といったことです。

久しぶりに冷房をつけることになるため、実際に運用をする前の設備点検もしっかりとやっておかなければあとから業務に大きな支障が出てしまうことも考えられます。
できればフィルターの清掃など必要な準備をしっかりと整え、いつでも使えるような設備にしておきます。

また最近ではグリーンカーテンとして夏の暑さを防ぐために建物の外壁に植物を植えるというようなことも多く行われています。
そのための植栽作業もこの5月のうちから準備をしておかなければ本格的な暑さになってからでは間に合わなくなってしまったりします。

専門の業社に依頼をするなどして、夏がくる前にできる準備はしっかりと整えておくようにしましょう。