入金日の入力をミスしてしまい大きな迷惑をかけてしまった

総務部で給与関係の業務をしていますが、先月大きなミスを犯してしまいました。
本来20日に給与を入金するというデータを送らないといけないところを、21日としてしまったのです。

気づいた時にはすでに処理済みでしたので、どうすることもできず多くの人に迷惑をかけてしまいました。
すぐに該当する社員の方全員にお詫びのメールを送り、始末書を書いて上司に謝ってそのミスはそれで終わりましたが、本当にちょっとしたミスが大きな迷惑をたくさんの人にもたらすことになるんだなというのを、痛い経験から学びました。

給与計算をする際の手順をしっかりと確かめないといけない

給与計算はこの体験からも分かるように、ミスがあってはならない業務の一つです。
そのためにも、給与計算の手順について毎回確認する必要があります。

まず、個々の社員の基本給料データと勤怠管理データを合わせた後、手当をプラスして総給料額を算出します。
その後、所得税、住民税などの税金、社会保険料などの控除額を出します。
そして、総給料額から控除額の合計を引いて、手取り分を算出します。

このデータを個々の給与明細や、会社に残すデータとして出力して保管することになります。
最終的には銀行を通して給料の支払いを行い、次の月に税金や保険料の支払いを済ませるという形になります。

ミスをするといろいろな面倒が

体験談にあるミスでは、給料の支払い日が遅れたということで、社員の人たちには大きな迷惑をかけることになりましたが、不幸中の幸いとも言えることに、それだけで済みました。
しかし、給与計算のミスをすると、一部の社員だけでなく、金融機関や税務署、最終的には自分の会社に大きな迷惑をかけてしまうことになることもあります。

たとえば、給与計算の額、特に税金の控除額を間違えてしまうと、税金の支払いにミスが出てしまいます。
実際の支払いの前に気づけばいいのですが、気づかずにそのままだと、税務署からの指摘が入り、後から修正申告などをしなければならなくなります。

この修正作業はかなり面倒で、普通に給与計算をする何倍もの手間がかかることがあります。
しかも、悪意がないものであったとしても、追徴課税を課されてしまうことがあります。
通常の税金分よりも余計に税金を支払わないといけないということになりますので、会社に経済的なダメージを与えてしまうことになります。

こうしたミスを防ぐためには、給与計算の手順だけでなく、会社規約や税金、保険についての知識をしっかりと自分のものにしておくことが重要です。
また、いつもしているとしても、必ず手順の確認を行い、うっかりミスが入らないように気を付けるという心構えも欠かせません。