一年の始まりのための業務

総務部では企業を代表して他の企業とのお付き合いをも担当していくことになります。
1月は新年を迎えることで、普段からお付き合いのある取引先企業や顧客への挨拶をする機会ができます。
そうしたときに適切に対応をしたり、忘れずに毎年のご挨拶をしていくということが総務における大切な業務になってきます。

最近はそうした「ご挨拶」を業務とは無関係で不要なものとして扱う風潮もないわけではないのですが、やはりまだまだ年配の方が企業のトップにはたくさんいますから、そうしたお付き合いをないがしろにしていては企業として安定的な業務の継続はしていくことはできません。

またご挨拶も単に形式だけご挨拶をしていけばよいというわけではなく、ビジネスマナーに則った正しい方法で行っていかなくてはいけません。
これは簡単なようでなかなか難しく、毎年やっているからというなんとなくという意識だけではうまく業務を回すことはできません。

普段から企業としてのご挨拶のためのマナーを学んでいくとともに、例年使用しているテンプレートをきちんと見直し、時代に合わせて内容を変化させていくという一手間も大切になってきます。

1月の法定・労務・社会保険業務

1月中に行っておくべき法定・労務・社会保険のための業務としては、まず前年度の分の額を計算し提出する書類を作成するというものがあります。

特に重要度が高いのは「源泉徴収所得税額」の計算で、半年ごとに計算をする制度上1月には前年の7月～12月までの分を計算することになっています。
その計算によって算出をした源泉徴収票を従業員本人へ手渡すというところまでが1月末日までに行う業務となります。

その他、法定調書・合計票の作成と提出、給与支払報告書・総括表の作成と提出といった法定書類の作成も忘れてはいけません。
資産管理のための償却資産の固定資産税の申告も1月中に行われます。

労務関係では労働者私傷病報告の前年度7～9月分を提出したり、労働保険料第三期分を納付するといった業務があります。

一年の計は元旦にあり

法律で定められている書類の作成や提出業務の他に、1月には企業経営者がその年の方針を形にするための書類作成も行われます。
企業の場合一年というサイクルは1月ではなく決算月である6月などが一回りにはなりますが、やはり新年というのは気持ちが新たになることもあり、その年の目標を1月のうちに立てておくということがよく行われます。

企業内で行われる年間行事の日程表や、年間カレンダーの作成業務も1月に行いそれを社内的に発表するということも行われます。

社内行事である新年会での会場手配や司会進行、社外の人を招いての祝賀交歓会の開催といったことも1月のうちに行っておくべき内容となっています。
大企業で若手社員が多いというときには、社内成人式を年間行事として行っていることもあるようです。